Stel, je belt een bedrijf met een vraag. De medewerker aan de telefoon is vriendelijk, spreekt gewoon Nederlands en legt precies uit wat je wilt weten. Niets aan de hand. Een dag later ontvang je een e-mail van hetzelfde bedrijf. Daarin staat dat men naar aanleiding van je verzoek heeft besloten om de betreffende kwestie nader in behandeling te nemen en je te zijner tijd over de verdere voortgang zal informeren.

Wat is er in vredesnaam gebeurd met die aardige medewerker?

Het blijft me verbazen hoe mensen veranderen zodra ze achter een toetsenbord gaan zitten. Iemand die tijdens de lunch heel normaal praat, schrijft een uur later dat er in het kader van de verdere optimalisatie van de dienstverlening diverse verbetermaatregelen zullen worden geïmplementeerd. Waarom niet gewoon vertellen wat er gaat veranderen?

Natuurlijk heeft iedere beroepsgroep zijn eigen taal. Artsen, juristen, ICT’ers en communicatieprofessionals gebruiken woorden die voor collega’s heel gewoon zijn. Daar is weinig mis mee. Het wordt pas lastig wanneer je vergeet dat de mensen voor wie je schrijft die woorden misschien helemaal niet kennen.

En dan hebben we nog de ambtelijke formuleringen. Wie kent niet de prachtige afsluiter: ‘Hopende u hiermede voldoende te hebben geïnformeerd, verblijf ik…’ Wat is er eigenlijk mis met ‘Ik hoop dat ik uw vraag heb beantwoord’?

Mijn ergernis over dat soort taal gaat al heel wat jaren terug. Toen ik als jonge ambtenaar bij de gemeente werkte, schreef ik er zelfs een stukje over in het personeelsblad. Ik vond het toen al merkwaardig dat collega’s die je bij de koffieautomaat volkomen normaal te woord stonden, achter hun computer ineens klonken alsof ze op de afdeling Bevolkingszaken in 1953 werkten. Blijkbaar ben ik er nooit helemaal overheen gekomen.

Ik heb in mijn werk heel wat teksten voorbij zien komen die pas na een flinke schoonmaakbeurt begrijpelijk werden. Daarbij gaat het niet alleen om moeilijke woorden schrappen. Je moet vooral weten wat je eigenlijk wilt vertellen. Als je zelf niet goed kunt uitleggen wat er gaat gebeuren, helpt een woordenboek met eenvoudige alternatieven je ook niet verder.

Een handige test is om je tekst hardop voor te lezen. Zou je dit ook zo tegen een collega, klant of buurman zeggen? Als je halverwege een zin naar adem moet happen of jezelf hoort praten als een beleidsnota, is er waarschijnlijk nog werk aan de winkel. Probeer dan eens dezelfde boodschap te vertellen alsof die persoon tegenover je zit.

Dat wil niet zeggen dat iedere tekst gezellig of informeel moet zijn. Een officiële brief mag best zakelijk klinken. Maar zakelijk schrijven is iets anders dan ingewikkeld schrijven.

Hopende u met het vorenstaande genoegzaam van mijn zienswijze in kennis te hebben gesteld, teken ik met verschuldigde hoogachting.